進捗報告メールの本当の役割は、言語化によって認識のズレをセルフチェックすること

進捗報告メールの本当の役割は、言語化によって認識のズレをセルフチェックすること

おはようございます。

2024年3月27日水曜日の朝です。久しぶりに、朝の散歩に出かけました。今は6時45分。

以前は朝と午後によく散歩をしていて、そこで「おしゃべりタイム」を設けていました。歩きながら音声入力するのです。いつの間にか散歩をサボるようになっていましたけど、久しぶりに「おしゃべりタイム」をしようかなと思っています。

朝日がまぶしいですね。ここしばらく雨というか、天気が良くなかったんですけど、今日は抜けるように素敵な青空なので、散歩に出ることにしました。

今日の早朝活動は、毎週水曜日のフューチャープロジェクトの進捗報告メールを書いていました。「メールを書くこと」と言うよりは「進捗を自分なりに整理して文章にまとめること」が大事だと思っています。

進捗は箇条書きにしてもいいんですけれど、文章にまとめるのも悪くはないですね。箇条書きにしたほうが要点が伝わっていいと言えばいいんですけど、それは文章のタイトルや目次を見ればわかることなので、むしろ適切な文章にした方が良い場合もあります。わかりにくいかな。もともとこのプロジェクトの場合、箇条書きで伝えられること自体は既に周知のことなので、わざわざ進捗メールにする必要はありません。無理に箇条書きにすると形骸化しちゃうんですよね。そうじゃなくて、うまく相手と状況を共有して、認識のズレがないかどうかを確かめることがこのプロジェクトの場合は重要だと思っています。

プロジェクトをメインで進めているのは私なので、私自身が認識のズレを起こしていないかどうかを自己チェックすると言う意味合いも大きいですね。そういう意味で言うと、進捗報告メール書きと言いつつも、実際には自分の活動を整理するための文章書きと言う表現の方が適切だと思います。

ですから、なんて言うんでしょうか、「文章を書く少し手前のところ」はとても大事ですね。文章を書く手前とは、状況を振り返って、自分のやったことや、これからやるべきことや、良い方向に向かってるか否かといった認識を言語化するところのことです。

そう、そう、確かにそうです。「言語化」が大事です。状況と言うのはたくさんの要素を含んでいますから、総合的に見たときにどうなっているかをまとめるために言語化をするのです。

ここの部分はまだAIができないとこなんですよね。いったんどんな形であれ、言語化してしまえば、それを膨らませたり、そこからアイディア出しをしたりする事はAIもできますけれど、現実世界の様々な状況を切り出してきて、どこにフォーカスを当てて考えるかみたいなところはまだAIがあまりできないところだと思います。そもそも人間にすらわかってませんしね。どうすればいいか。

ということで、単なる進捗報告メールではあるものの、私の中では大事な活動となっているのがこの水曜日朝の進捗報告メールと言うわけです。

これは長期的なプロジェクトですので、今日明日何か成果が出ると言うものではありません。数年後で少しずつ方向を確かめながら進んでいくと言うものになります。

メルマガやウェブ連載でもそうですけど、私は継続するのが好きみたいですね。マンネリ化に注意しつつも、同じようなことを繰り返していく。繰り返しながらその意味を深掘りしていったり、新しい展開を考えたりするのが好きなんですね。おかげで10年単位で活動が続いているというのがいくつもあります。

習慣化したり、コンピューターを使って自動化できるところは自動化しているのも大事かもしれませんね。つまり、自分の側としては継続する気持ちがあったとしても、それに多大な手間がかかっては難しいですからね。自分のモチベーションをキープしたり、プロモートしたり、ヘルプしたり、アシストしたり、そういう部分でコンピューターの助けを借りるんです。

まぁそこでも言語化は大事な意味を持ってますね。自分として面白いものがどんな活動であるかを振り返ったり確かめたりするためには、自分が後で読むための文章を書いておくことがとても大事です。さもないとすぐに忘れて失われてしまいますし、変化していくのを防ぐという意味もありますし。

最初はAのように考えていたけど、いつの間にかBに変わってしまったと言うのは、いつも悪いわけじゃないですけど、まずいこともありますよね。初心に帰るのはやはり大事なのです。もちろん、状況が変われば、改めて方向を定めることも必要ですけれど、自分がずれてきてるっていうことがわからなければ、改めて方向を定めると言うことも難しいわけです。

そのために文章に書く。そして自分が書いた文章を読み返す。文章という素朴だけれど強力なツールを使うのです。自分の活動を文章にするのはとても地味で素朴な話ですけどね。そこで必要になるのは美辞麗句ではなくて、要点を正直にまとめるということです。

そういう意味では、文章のテクニックと言うよりは心持ちかもしれません。私が好きな「心がけ」ですね。正直になること。それから正直に書いた文章を適切に整えることぐらいでしょうか。そこには多少テクニックもあるのかな。どうでしょうかね。

そんなことを考えてるうちに駅までやってきました。

ここまでの約2000文字を15分で書きました。

それでは、今日も一日よろしくお願いいたします。

行ってらっしゃい！

行ってきます。